S’organiser pour travailler à plusieurs requiert le plus souvent une solution logicielle adhoc.
Sharepoint, Basecamp, Podio, Trello, Azendoo, les possibilités ne manquent pas pour gérer les projets.
Mais le dénominateur commun dans l’organisation du travail reste l’email, aujourd’hui encore. Tout le monde l’utilise, et le changement n’est pas pour demain. Force est de constater que ces outils ne gèrent pas ou mal les emails. Il s’agit donc pour l’utilisateur de changer ses habitudes et d’entrer dans une application qu’il ne comprendre pas toujours. Avec comme danger pour le responsable du projet de voir son outil boudé.
Une startup franco-américaine a trouvé la voie du milieu. ccGenie propose de transformer un flot d’emails en un projet organisé.
Emails, attachements, destinataires, la web app ccGenie permet de s’organiser et d’échanger autour d’un focus particulier (ex. un projet, un événement, …).
Pour cela l’utilisateur de ccGenie ouvrira une room, c’est à dire un espace de la web app ou on échangera sur ledit focus.
Une room, une adresse email
La room possède sa propre adresse email unique. Cette adresse permet de mettre la room en copie (CC) de l’ensemble des échanges email entre les protagonistes du focus.
Si un utilisateur oublie de mettre la room en CC, n’importe quel autre protagoniste peut le faire par la suite. L’email sera nettoyé par ccGenie, comme si de rien n’était.
Cette possibilité n’est pas anodine. On le verra plus tard (dans le descriptif de Conversations).
Le room permet la vue dégagée sur les éléments du sujet traité. Aucune pollution.
Une structure simple
Cette structure a deux avantages :
- la compréhension de l’outil est rapide
- l’accès à l’information est direct
La web app est divisée en 5 sections. Explorons les.
Contacts
On y distingue le propriétaire de la room et les membres. Le propriétaire peut inviter et désinscrire les membres. Les membres n’ont pas ces droits. Le propriétaire garde donc la maîtrise de son environnement, ce qui a son importance pour certains projets de nature confidentielle.
Si les membres ont un profil LinkedIn, la photo de ce profil sera reprise automatiquement. Il est possible de choisir une autre photo de profil.
Les contacts peuvent être rattachés à une Note et à un ou à plusieurs tag(s).
Il est aussi possible d’obtenir le lien direct du contact (lien privé, restreint aux membres de la room).
Notes
Cette section permet d’éditer des notes (ça se tient). Les Notes peuvent être des descriptifs, les règles du jeu de la room, des todo lists, bref, vous notez ce qui vous paraît pertinent à partager.
Les Contacts, les Conversations et les Documents peuvent faire l’objet d’une note, en cliquant directement sur Ajouter une note qui figure à droite de l’asset* en question. Ainsi, on pourra, par exemple, facilement commenter un document par une note et attirer l’attention d’un membre sur un point précis.
Ici aussi il est possible d’obtenir le lien direct de la note (lien privé, restreint aux membres de la room).
Conversations
Les conversations sont les emails échangés dans le cadre du focus dans lesquels la room était en copie, ou bien les emails ayant fait l’objet d’un forward (d’un faire suivre en bon français) vers la room a posteriori.
C’est ici que la magie apparaît !
Le génie va nettoyer tous les emails reçus dans la room :
- si l’email inclut des allers-retours entre plusieurs destinataires, ccGenie va recréer tout le fil de discussion par ordre chronologique
- il n’y aura aucune duplication du texte
- le texte sera propre !
On y verra donc totalement clair dans l’ensemble des fils de discussions.
Les attachements seront symbolisés par un lien, ils apparaîtront dans la section Document avec un lien vers la Conversation d’origine.
On pourra tagger les conversations dans ccGenie, mais aussi directement dans l’email, ajoutant un mot-dièse (un hashtag en d’autres termes) n’importe où dans le texte. Aussi un email comportant #important #todo sera taggué important et todo. On l’a dit, il sera possible de générer une note à partir d’une conversation (non pas à partir du thread entier, mais d’un des emails qui le compose).
Copier le lien privé est prévu, si l’on doit le réintroduire dans une autre conversation.
Démarrer une conversation ou rédiger un message déclenchera une notification via email à tous les membres qui on laissé les notifications sur ON.
Notez que répondre à ces notifications permet de répondre directement à la room. Le gain de temps est appréciable : il n’est pas nécessaire de rentrer dans ccGenie à chaque fois pour faire avancer la discussion.
Encore un peu de magie :
Si un utilisateur ne rentre pas dans le produit ccGenie et préfère s’en tenir à sa messagerie, ça n’empêchera pas les autres participants de se concentrer sur la web app grâce à la possibilité de remonter n’importe quel email, n’importe quand, dans ccGenie/Conversations (via l’adresse de la room).
Un utilisateur qui émet une nouvelle Conversation ou une réponse déclenchera une notification de ccGenie auprès de tous les contacts enregistrés — pour peu que le contact ait laissé les notifications sur ON dans Fil d’actualités.
Documents
Tous les fichiers attachés et les liens inclus dans le texte du message électronique s’y retrouvent. Les fichiers image ont leur aperçu.
La typologie des documents est reconnue par ccGenie (signets, PDF, images, vidéos, texte, feuille de calcul, présentation, etc.).
Les documents peuvent être taggés.
On pourra donc filtrer les documents par texte, par type, par tag.
Obtenir le lien privé n’est pas un problème, mais on peut aussi copier un lien public ! Facile pour partager un document vers un externe à la room. L’externe n’aura accès qu’à ce document.
Ce qu’on peut faire d’autre :
- remonter un fichier de son ordinateur directement dans Documents
- explorer sa Dropbox pour coller le lien d’un fichier, idem avec Google Drive (en alpha à l’heure où cet article est rédigé).
- ajouter un lien (signet) vers une page internet, ou tout autre lien html
Les fichiers de type office pourront être aperçu via Google Drive (ancien Google Docs) sans avoir à télécharger la pièce ni à ouvrir son propre traitement de texte.
Fil d’actualités
Cette page met à jour l’utilisateur des événements survenus dans la room : nouvelle conversation ou note, nouveau document ou contact, etc. En gros cette section répond à la question : qui a fait quoi ?
C’est dans cette section qu’il est possible d’éteindre les notifications. Mais attention, les notifications c’est aussi le moyen d’être averti par email d’une nouvelle conversation rédigée directement sur la web app, et d’y répondre !
Filtrer pour retrouver
Pour rappel, tous les assets sont taggables. On pourra facilement organiser et retrouver l’information. La recherche par texte est bien sûr au menu. Et on peut combiner recherche texte et recherche par tag.
Vous avez plusieurs rooms ? Pas de soucis, il est possible de d’obtenir une vue sur tous les items de toutes les rooms puis de filtrer par texte et/ou par tag.
Lancez-vous !
Laissez entrer le génie dans votre équipe, ccGenie est GRATUIT. Alors profitez de ce formidable outil, d’autant plus qu’il est régulièrement mis à jour pour plus de productivité.
Une dernière précision : l’outil peut être utiliser en français ou en anglais.
L’équipe de développement est localisée à Paris, elle est facile d’accès et sera très heureuse de lire vos suggestions et vos retours d’expérience. N’hésitez pas !
Adresse : http://www.ccgenie.com
* asset : document (fichier, signet, etc.), conversation, note, contact.
